Mỗi ngày chúng ta đều có 24 giờ để làm những công việc hàng ngày của chúng ta nhưng sự thật là sau một khoảng thời gian thì có những người sẽ đột phá trong công việc và sẽ những người họ vẫn ở điểm bắt đầu. Nhiều người tỏ ra bất rất bận rộn, tuy nhiên bận rộn không đồng nghĩa là đồng nghĩa với hiệu quả, cũng có cuốn sách từng nói Càng bận càng nghèo càng rảnh càng giàu. Vậy bí mật ở đây là gì?
Chúng ta hãy cùng khám phá ra 4 cấp độ của công việc để chúng ta có thể làm những công việc mang tính chất quan trọng những công việc giúp chúng ta đạt được mục tiêu về dài hạn, giúp đạt được sự phát triển của bản thân.
Bài viết này dựa trên “Ma trận Eisenhower”, về nguyên tắc không có gì thay đổi, Nam viết dựa trên những trải nghiệm của bản thân sau khi áp dụng, hy vọng các anh chị sẽ nhận được một điều gì đó hữu ích.
Bốn cấp độ công việc gồm
Cấp độ 1: không quan trọng + không khẩn cấp
Cấp độ 2: khẩn cấp + không quan trọng
Cấp độ 3: khẩn cấp + quan trọng
Cấp độ 4: quan trọng + không khẩn cấp
Việc quan trọng là gì? Khẩn cấp là gì?
Việc quan trọng là những việc mà sau khi hoàn thành giúp ta tạo ra kết quả tiến đến gần hơn với mục tiêu bất kể là mục tiêu cá nhân hay là mục tiêu của công ty hay là mục tiêu của công việc chúng đóng góp trực tiếp vào việc mà chúng ta muốn hoàn thành mục tiêu.
Việc khẩn cấp thông thường yêu cầu sự tập trung ngay tức khắc, và thường có gắn liền với một đối tượng bên ngoài, một ai khác có thể là liên quan tới mục tiêu của người khác, chẳng hạn như bạn cần phải gửi email gọi điện thoại nhắn tin, gửi một báo cáo, làm một cái gì đó cho ai khác hoặc một việc cấp làm gấp với chính mình.
Ta nên tập trung vào các công việc nào
Trong 4 cấp độ này chúng ta nên tập trung vào Cấp độ 3: những việc khẩn cấp + quan trọng và Cấp độ 4: những việc quan trọng + không khẩn cấp.
Những việc càng đi sâu vào trong vòng tròn càng quan trọng đến sự phát triển về lâu dài với bạn.
Cách phân chia các công việc theo cấp độ
Cấp độ 1: những công việc không quan trọng + không khẩn cấp
Thường đây là những công việc mang tính chất giải trí, thư giãn sau một thời gian bạn làm việc căng thẳng. Những công việc này không mang tính chất quan trọng và cũng không mang tính chất khẩn cấp có nghĩa là bạn hoàn toàn có thể bỏ nó đi mà không phải quan tâm tới nó.
Một số công việc có thể xếp vào nhóm này như: xem tivi, lướt web, chơi game, sử dụng mạng xã hội vì mục đích giải trí, mua sắm.
Nếu bạn dành quá nhiều thời gian vào thời gian vào công việc này sẽ làm bạn sa đà vào những hoạt động mất thời gian, còn nếu như bạn biết cách dùng và sắp xếp các việc này giúp bạn có những khoảng thời gian giải trí và giải tỏa mệt mỏi một cách hiệu quả.
Cấp độ 2: khẩn cấp + không quan trọng
Đây là những công việc đòi hỏi sự chú ý của ta tuy nhiên nó lại không giúp ta đạt được mục tiêu về dài hạn hầu hết các công việc ở phần này có thể gây chúng ta làm sao nhãng đi việc làm chính.
Ví dụ: họp gấp, các hoạt động thú vị bên ngoài như sự kiện tại văn phòng, giặt ủi, được mời đi xem phim nhưng không dám từ chối.
Nhiệm vụ này là những nhiệm vụ hầu hết là mang đến lợi ích cho người khác, làm cho ta thấy mình được tôn trọng, và được thỏa mãn nhu cầu.
Cần học cách nói lời từ chối để không đi quá xa vời với mục tiêu ban đầu của bạn hoặc làm mất đi những sự ưu tiên những công việc quan trọng đối với bạn và mục tiêu của bạn
Cấp độ 3: Khẩn cấp và Quan trọng
Những công việc khẩn cấp và quan trọng thường là những công việc yêu cầu bạn phải làm ngay. Tuy nhiên, đôi khi tính chất khẩn cấp lại mang tính thái quá và làm cho bạn bị mất tập trung.
Ví dụ: bạn phải thường xuyên xử lý những email trong trong khi cần làm việc tập trung, mỗi lần xử lý email nếu như bạn muốn trở lại sự tập trung với công việc chính bạn phải mất ít nhất 15 phút vì vậy bạn sẽ có bạn sẽ mất thời gian để tập trung lại với công việc chính phải làm.
Một số dạng công việc mang tính khẩn cấp như trả lời email, gửi báo cáo trong 1 đến 2 giờ, bài luận cuối khóa, xe sắp hết xăng, người thân phải cấp cứu, bạn nhận được một cuộc gọi yêu cầu bạn phải làm một việc gì đó ngay lúc này.
Chúng ta không thể từ chối các công việc khẩn cấp, tuy nhiên cần xác định được đâu là công việc khẩn cấp và từ chối bớt những công việc không liên quan đến mình để hoàn thành những công việc quan trọng.
Cấp độ 4: quan trọng và không khẩn cấp
Đây có thể nói là một trong những cấp độ chứa các công việc quan trọng đối với bạn hoặc là quan trọng với mục tiêu của bạn. Thông thường thì các công việc thuộc về cấp độ 4 là những công việc mang tính chất dài hạn, thường ngày.
Một số công việc cần thực hiện và hoàn thành chúng như: xây dựng các mối quan hệ, lập kế hoạch cho tương lai, đầu tư cho bản thân (có thể là học tập thư giãn, cải thiện sức khỏe),..
Một số công việc khác như:
- Làm video marketing,
- Đăng tin Facebook, website, đăng bài zalo,
- Đăng video lên YouTube, Facebook, Tiktok
- Viết blog
- Học qua video
- Các bài luyện giọng
- Đọc sách
- Học kỹ năng bán hàng
- Kiểm tra đơn hàng, giao hàng
Tác giả Stephen Covey khuyên chúng ta nên dành phần lớn thời gian cho hoạt động này vì đây là những hoạt động giúp chúng ta hạnh phúc lâu dài, hướng tới sự thành công.
Tuy nhiên ở cấp độ này, thông thường bạn không bị áp lực bởi vì tính khẩn cấp và chính đây chính là lỗi mà thường các bạn hay gặp phải bởi vì các công việc ở cấp độ 4 thường mang tính chất đều đặn lâu dài và không có kết quả ngay trong hiện tại, nó có một kết quả có thể rất lớn trong tương lai, vì vậy thường các bạn lơ là cho đến khi các bạn thấy được kết quả nhỏ nào đó. Lúc đó bạn mới làm và đây chính là một trong những điều mà các bạn cần phải khắc phục.
Chúng ta cần phải tập thói quen không quá tập trung vào những việc khẩn cấp để dành thời gian cho công việc quan trọng trong cấp độ 4, cần có kế hoạch chủ động, có ý chí kỷ luật, hoàn thành các công việc một cách toàn diện.
Cách để xác định đó là việc Quan trọng và việc Khẩn cấp
– Công việc có thời hạn không? Nếu có thì đó là công việc quan trọng.
– Thời hạn có sát không? Nếu có thì đó là công việc khẩn cấp.
– Đây có phải là công việc cần thiết để hoàn thành các công việc khác không? Nếu có thì đó là công việc quan trọng.
– Công việc này tôi có thể ủy nhiệm cho người khác không? Nếu có thì nó không phải là công việc quan trọng.
Phát triển cá nhân là điều bạn cần học tập và rèn luyện, từ đó bạn có thể tìm ra được đâu là công việc quan trọng cần hoàn thành? liệt kê các công việc cần thực hiện ưu tiên theo từng mức độ và bạn tìm ra cách quản lý thời gian tốt hơn, giúp bạn tập trung vào các công việc quan trọng, việc có thể giúp bạn đi xa trong tương lai cũng như làm cho bạn có thêm thời gian ở hiện tại, từ đó bạn dần biến đổi con người chính mình.
1,371 total views, 1 views today
